गाइडेंस : प्रोफेशनल सक्सेस के लिए टाइम मैनेजमेंट है जरूरी, ऐसे करें समय प्रबंधन

सफल समय प्रबंधन की कुंजी योजना बना रही है और फिर योजनाबद्ध समय की रक्षा करना है। जो लोग कहते हैं कि उनके पास कोई समय नहीं है, या योजनाबद्ध समय की रक्षा करने में विफल हैं। यदि आप योजना बनाते हैं कि क्या करना है और कब, और फिर उससे चिपके रहते हैं, तो आपके पास समय होगा। इसमें कंडीशनिंग, या आपके वातावरण को फिर से कंडीशनिंग करना शामिल है। उन लोगों के लिए, जिनके पास दूसरों, विशेष रूप से अन्य विभागों, प्रबंधकों, ग्राहकों, आदि द्वारा रखी गई मांगें हैं, समय प्रबंधन को दूसरों की अपेक्षाओं का प्रबंधन करने की आवश्यकता होती है। समय प्रबंधन मुख्य रूप से आपके वातावरण को कंडीशनिंग करने के बारे में है, बजाय इसके कि आपके वातावरण को आपकी स्थिति की अनुमति दी जाए। यदि आप सहन करते हैं, और बिना किसी प्रश्न के स्वीकार करते हैं, तो दूसरों की रुकावट और मांग फिर आप प्रभावी रूप से इन समय प्रबंधन दबावों को जारी रखने के लिए प्रोत्साहित करते हैं।

प्रशिक्षण

सबसे पहले, यह एक नियम आपके समय को किसी और चीज़ से प्रबंधित करने की आपकी क्षमता को बदल सकता है, यही कारण है कि यह पहला है: यदि आप अपने ईमेल सिस्टम के गुलाम हैं, और विशेष रूप से यदि आपका पीसी आपको प्राप्त होने पर तुरंत सूचित करने के लिए सेट है। किसी भी आने वाले ईमेल, तो मैं आपसे यह सरल परिवर्तन करने का आग्रह करता हूं - यह नाटकीय रूप से आपके समय पर आपके नियंत्रण में सुधार करेगा। पॉप-अप या शोर को बंद करें जो आपको सूचित करता है कि आपके पास मेल है। कई लोगों के लिए यह सफल समय प्रबंधन के लिए सबसे बड़ी बाधा है। दिन में निश्चित समय पर अपने ईमेल की जाँच करने की एक नई आदत स्थापित करें, जब यह आपके और आपके व्यवसाय के लिए समझदार हो - कहो, पहले जब आप अपने डेस्क पर पहुँचें या काम शुरू करें, दोपहर के भोजन से ठीक पहले, एक घंटे के आसपास तीसरा। सामान्य व्यापार बंद होने से पहले। आपको यह देखना होगा कि आपके ईमेल कब देखें - यह नियंत्रण हर किसी के साथ आराम नहीं करना चाहिए जो आपको ईमेल भेजता है (न ही वास्तव में इस नियंत्रण को स्पैमिंग और वायरस फैलाने वाले समुदाय के साथ आराम करना चाहिए)। यदि आपके संगठन की कोई नीति है जो इस बात पर जोर देती है कि आपके आने वाले ईमेलों से आप लगातार बाधित हो रहे हैं, तो यह सुझाव देने की कोशिश करें कि नीति की समीक्षा की गई है - अनैच्छिक ईमेल अधिसूचना आज दुनिया में सबसे बड़ी समय प्रबंधन बाधा है।

साप्ताहिक गतिविधि अनुसूची

यहां की वस्तुएँ विभिन्न गतिविधियों का उदाहरण हैं। आप चाहें तो सटीक टाइमिंग दिखा सकते हैं। यह जानना जरूरी नहीं है कि प्रत्येक टाइम-स्लॉट को क्या भरा जाएगा, खासकर यदि आप अप्रत्याशित मांगों के अधीन हैं, जैसा कि अधिकांश लोग हैं; महत्वपूर्ण बात यह है कि आने वाले समय से निपटने के लिए समय निर्धारित करना है, और ऐसी गतिविधियाँ जो आप भविष्यवाणी कर सकते हैं कि निश्चित समय पर किए जाने की आवश्यकता है। आपको पता होगा कि इन अप्रत्याशित गतिविधियों के लिए आपको किस समय की आवश्यकता है, इसलिए उन्हें समायोजित करने के लिए समय-स्लॉट की योजना बनाएं। ईमेल और पोस्ट की जांच करने के लिए समय-स्लॉट की योजना बनाएं, लेकिन हर एक के साथ पूरी तरह से निपटने के लिए नहीं और फिर - हताश आपात स्थिति को ईमेल या पोस्ट द्वारा शायद ही कभी संवाद किया जाता है - ज्यादातर वे फोन के द्वारा ही होते हैं, इसलिए मूल रूप से यथार्थवादी उम्मीदों के बारे में सोचें। अधिकांश ईमेल आपको केवल यह स्वीकार करने और संकेत देने की आवश्यकता होगी कि आप कब पूरी तरह से जवाब देंगे, जिसे बाद में निर्धारित किया जा सकता है, जब यह आपको महत्व और तात्कालिकता के स्तर पर निर्भर करता है। फोन कॉल पर लौटने और बनाने के लिए समय स्लॉट की योजना बनाएं - जब आप ऐसा महसूस करते हैं या जब आप याद करते हैं, तो उन्हें न करें। चीजों को समझदारी और तार्किक तरीके से योजनाबद्ध करें - एक पत्थर से कई पक्षियों को मारने की कोशिश करें। दोपहर के भोजन का उपयोग करने के लिए सबसे अच्छा कैसे सोचें - और हर एक के माध्यम से काम न करें - आपको अब और फिर आराम करने की आवश्यकता है। एक बार जब आप अपनी पहली साप्ताहिक गतिविधि शेड्यूल तैयार कर लेते हैं, तो इसे जारी रखना आसान होता है; स्लॉट्स के कई दोहराए जाएंगे। आप मासिक पैटर्न भी देखेंगे। आपकी भूमिका जितनी अधिक वरिष्ठ होगी, उतनी ही आगे आपको योजना बनाने की आवश्यकता होगी।

योजनाकर्ता

अपनी नियोजित गतिविधियों के प्रबंधन और सुरक्षा के लिए एक साधारण साप्ताहिक योजनाकार का उपयोग करें। आप अपनी गतिविधियों का प्रबंधन करके अपने समय का प्रबंधन करेंगे - इसका मतलब है कि आप अपने कार्यों के लिए समय स्लॉट की रक्षा कर रहे हैं। समय प्रबंधन मुख्य रूप से समय स्लॉट में गतिविधियों की योजना पर निर्भर है और फिर अन्य लोगों या अपने स्वयं के ध्यान भंग होने से गतिविधियों की रक्षा करना।

गतिविधियाँ

यह निर्णय कि क्या गतिविधियाँ अत्यावश्यक हैं, महत्वपूर्ण हैं, दोनों या न ही, अच्छे समय प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण हैं। अधिकांश अनुभवहीन लोग, और वे लोग जो समय प्रबंधन में अच्छे नहीं हैं, और न ही अपने वातावरण के प्रबंधन में, अपना अधिकांश समय बक्से 1 और 3. में बिताते हैं, गरीब समय के प्रबंधक कार्यों को प्राथमिकता देते हैं (और इस तरह उनका समय) किसके अनुसार होता है अंतिम रूप से चिल्लाया और (दिलचस्प रूप से, ज़ोर से सामान्यता वरिष्ठता से संबंधित है, जो ज्यादातर लोगों को पूछताछ और मालिकों और वरिष्ठ प्रबंधकों से प्राप्त कार्यों के वास्तविक महत्व और तात्कालिकता की जांच करने से हतोत्साहित करता है)। किसी भी खाली समय को आमतौर पर बॉक्स 4 में खर्च किया जाता है, जिसमें केवल लक्ष्यहीन और गैर-उत्पादक गतिविधियां शामिल होती हैं। अधिकांश लोग बॉक्स 2 में कम से कम समय बिताते हैं, जो सफलता, विकास और सक्रिय आत्मनिर्णय के लिए सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्र है।

(करियर काउंसलर डॉ. संजय सिंह बघेल से बातचीत पर आधारित)